Documente justificative si registre de contabilitate

Aceste documente, care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza deopotriva raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz. O experienta de-o viata a confirmat ca "singura solutie" pentru ca o operatie economico-financiara patrimoniala, care apare zi de zi in activitatea economica, sa poata fi introdusa in procesul de prelucrare contabila, o constituie atestarea sa prealabila pe baza unui document justificativ intocmit si pus in circulatie dupa reguli si "canoane" foarte severe.

Atestarea documentara a operatiilor economice este o cerinta minim necesara in orice "miscare" patrimoniala.
In ansamblul lui, sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particularitati de continut si restrictii de completare si circulatie: unele se intocmesc in unitate, altele vin sau pleaca spre exterior, unele inscrisuri au caracter de dispozitie, altele de executie si justificare etc., in functie de "tratarea" si complexitatea lor, retinand totusi existenta in practica curenta a trei mari categorii si anume:

a) Documente justificative prin intermediul carora se atesta efectuarea ca atare a operatiilor economice si care formeaza de fapt masa covarsitoare a acestora; b) Documente de evidenta si prelucrare contabila; c) Documente de sinteza si raportare contabila si financiar-fiscala. La randul lor documentele justificative pot fi: - documente primare intocmite la locul si in momentul desfasurarii evenimentului patrimonial, pe care il "fotografiaza" pe o macheta specifica fiecarui gen de operatii; - documentele centralizatoare obtinute prin sortarea documentelor primare pe operatii, exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economice si financiare, deci prin cumularea si centralizarea datelor consemnate initial in documentele primare, spre a facilita prelucrarea lor contabila ulterioara.

Sintetizand lucrurile, cateva constatari sunt demne de semnalat in vederea atestarii sistemului documentelor primare: a) Investigarea "codului" pachetului documentelor, ca si "vizualizarea" unora din componentele lui, ne conduce la concluzia ca orice document trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente: - denumirea documentului (factura, chitanta, bon, etc.); - denumirea unitatii (gestiunii) care a intocmit documentul; - numarul de ordine al documentului; - data si locul intocmirii; - felul operatiei, cu indicarea elementelor cantitative si calitative;

- valoarea in moneda (scrisa in cifre si in litere, pentru documentele bancare si de casa); - semnatura persoanelor implicate in efectuarea operatiilor, aprobarea si confirmarea datelor inscrise in documente; - semnatura de autorizare prin control a legalitati operatiilor prevazute. Anumite documente mai pot cuprinde si alte elemente ce-i imbogatesc continutul sau ii usureaza prelucrarea, dar cele mai sus mentionate raman indispensabile.