Functia secretariatului de legatura si filtru in contactele conducerii

Trimis la data: 2013-09-05 Materia: Management Nivel: Facultate Pagini: 8 Nota: / 10 Downloads: 0
Autor: Pisica irina Dimensiune: 28kb Voturi: Tipul fisierelor: doc Acorda si tu o nota acestui referat: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
vezi mai multe detalii vezi mai putine detalii
Raporteaza o eroare
Timpul managerului este permanent invadat de sefi, subordonati, colaboratori si clienti din mediul economico-social extern. Solicitarile de contacte directe sau telefonice fragmenteaza frecvent munca individuala a managerului, il sustrag de la sarcini importante, influentand negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere.

Problema supradivizionarii timpului de lucru constituie o problema intens cercetata de specialistii in domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigatii, 40% din timpul de lucru al directorilor se desfasoara cu secvente mai scurte de 10 minute de lucru neintrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai putin de 20%.Secretariatul poate interveni in degrevarea timpului managerului prin exercitarea functiei de legatura si filtru atat in comunicarile telefonice cat si in solicitarile de contacte directe.

3.1. Comunicarile telefonice
Daca tinem cont de valoarea timpului in managementul competitiv, telefonul constituie echipamentul esential de birou in ceea ce priveste rapiditatea comunicatiei.In general, informatiile care circula in interiorul sau in afara organizatiilor se transmit initial telefonic.
In exercitarea functiei de legatura si "filtru" secretariatul se poate afla in situatii diferite.

3.1.1. Secretariatul asigura legaturile telefonice, la solicitarea conducerii, in cadrul si in afara organizatiei
Pentru rezolvarea rapida a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie sa intocmeasca Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea forma de tabel cu urmatoarele rubrici: numele si adresa organizatiei; numele persoanei si functia; codul tarii; codul zonei; numarul de interior.

In general, in birourile de secretariat se utilizeaza Registru-repertoar in care se consemneaza, in ordine alfabetica, adresele si numerele de telefon care intra in sfera de interes a organizatiei.
In cazul unitatilor care opereaza cu un numar mare de persoane cu care conducerea are legaturi, Registrul poate fi inlocuit cu un fisier ordonat alfabetic, cuprinzand fisa cu numele fiecarui agent economic sau persoana.

Fisierul prezinta avantajul ca poate permite o actualizare permanenta, fara a afecta ordinea alfabetica. Orice nume nou de persoana sau organizatie care apare pe parcurs poate fi usor intercalat in ordine alfabetica iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, saptamanal) se poate intocmi o fisa care se va aseza in fata celorlalte in fisier. De asemenea, fisele pot permite si notarea altor informatii ce intra in sfera de interes a secretariatului, pe langa cele mentionate anterior, pentru lista.

Stiri
  • pag. 1
  • pag. 2
  • pag. 3
  • pag. 4
  • pag. 5
  • pag. 6
  • pag. 7
  • pag. 8

Nota explicativa
Referatele si lucrarile oferite de Referate.ro au scop educativ si orientativ pentru cercetare academica.

Iti recomandam ca referatele pe care le downloadezi de pe site sa le utilizezi doar ca sursa de inspiratie sau ca resurse educationale pentru conceperea unui referat nou, propriu si original.

Referat.ro te invata cum sa faci o lucrare de nota 10!
Linkuri utile
Programeaza-te online la salonul favorit Descarca gratuit aplicatiile pentru iOS si Android Materiale educative Jocuri Cele mai tari jocuri de pe net Referate scoala Resurse, lucrari, referate materiale pentru lucrari de nota 10
Toate imaginile, textele sau alte materiale prezentate pe site sunt proprietatea referat.ro fiind interzisa reproducerea integrala sau partiala a continutului acestui site pe alte siteuri sau in orice alta forma fara acordul scris al referat.ro. Va rugam sa consultati Termenii si conditiile de utilizare a site-ului. Informati-va despre Politica de confidentialitate. Daca aveti intrebari sau sugestii care pot ajuta la dezvoltarea site-ului va rugam sa ne scrieti la adresa webmaster@referat.ro.