Tipuri de comunicare la nivelul firmei

Tipuri de comunicare la nivelul firmei
Rolul informaţiei în comunicare
Puterea unei firme, şi nu numai, este dată din ce în ce mai mult de cunoaştere, iar aceasta presupune informaţii. Acestea tre-buie să fie din ce în ce mai multe, mai diverse, obţinute în timp cât mai scurt. În condiţiile unei avalanşe de informaţii, pentru a nu fi sufocaţi, dezorientaţi sau surprinşi de evenimente nepregatiţi, este necesar un sistem informaţional.

Sistemul informaţional este definit ca ansamblul datelor, circuitelor si fluxuri-lor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare, menite să contribuie la fundamentarea, stabilirea şi realizarea sistemului de obiective al organizaţiei (Burdus, Caprarescu, 1999, p. 366).Sistemul informaţional presupune, în construcţia şi funcţionarea sa, existenţa unor componente cu caracter general, indiferent de specificul organizaţiei.Astfel, datele sunt descrieri cifrice sau letrice ale unor acţiuni, fapte, procese, fenomene, care privesc mediul intern sau extern al organizaţiei.

Tipuri de comunicare la nivelul firmei
Informaţiile se definesc ca ansamblul de date care aduc beneficiarului un spor de cunoaştere privind organizaţia şi mediul ei, şi care îi oferă elemente de noutate necesare îndeplinirii obiectivelor individu-ale.
Circuitul informaţional este traiectul parcurs de date, informaţii, decizii, de la emitator la destinatar (Burdus, Caprarescu, 1999; 369).
În aceea ce priveşte fluxul informaţional, acesta este determinat de deciziile referitoare la una sau mai multe activităţi specifice vehiculate pe trasee prestabilite cu o anumită viteză, frecvenţa şi pe anumiţi suporţi informaţionali.

Tipuri de comunicare la nivelul firmei
Informatia în comunicare are un rol esenţial în eficientizarea activităţii unui manager. Fluxurile informaţionale sunt stabilite prin filozofia de comunicaţii a companiei şi se află în stransă legătură cu sistemul organizatoric al acesteia (Popa, Filip, p.226).
Aici trebuie avută în atenţie şi clasificarea informaţiilor care circulă prin aceste fluxuri.

Într-o primă fază distingem informaţii absolute. Ele devin informaţii distribuite din momentul în care încep să circule. Problema constă în detectarea, selectarea şi distribuirea informaţiilor absolute.
În acest context, important este de unde se culeg informaţiile. Răspunsul este foarte clar, din exteriorul sau interiorul firmei.
Detectarea şi selectarea informaţiilor necesare depinde de ce anume se cunoaşte în cadrul firmei şi cine le cunoaşte din cadrul organizaţiei.
Astfel, informaţia distribuită devine informaţie absolută pentru ultimul nivel la care se opreşte distribuţia.

Când fluxul de informaţii are loc de sus în jos, informaţiile absolute sunt deţinute de către conducerea companiei. Deseori se întâmplă ca nivelurile inferioare să reclame o distribuţie inadecvată a informaţiilor.În aceste cazuri managerul deţine informaţiile necesare dar nu le distribuie, iar nivelurile superioare invocă lipsa acestor informaţii. Rezolvarea problemei implică realizarea analizei la cel mai înalt nivel şi obţinerea informaţiilor absolute din afara companiei. Specialiştii în domeniu apreciază că se cunosc patru tipuri de mediu (Emery si Tris, 1965, p. 21-32).

Primul tip de mediu este cel liniştit – aleator. În această categorie de mediu, atât scopurile firmei cât şi pericolele pe care trebuie sa le evite sunt relativ constante şi distribuite aleator în mediu.
Al doilea tip de mediu este denumit liniştit – grupat. Activitatea într-un asemenea mediu implica o abordare pe termen lung din partea companiei. Conectarea numai pe scopuri de scurtă durată ar putea avea ca efect orientarea companiei spre o zonă de factori nocivi.
Al treilea tip de mediu este cunoscut sub denumirea de mediu disturbat – reactiv. Caracteristica este data de disturbarea sa de prezenţa competitorilor. Este necesar a şti ce fac aceştia şi de a reacţiona (Popa, Filip, p. 226).

Al patrulea tip de mediu este şi cel mai complex. Este aşa-numitul mediu turbu-lent. Acesta este cunoscut ca un mediu foarte dinamic. Specific acestui tip de mediu este faptul că impune schimbarea strategiilor de bază ale companiei pentru a asigura supravieţuirea.
Prin interacţiunea ei cu mediul, compania trece de la un tip de mediu la altul, proces care implică schimbarea strategiilor de acţiune şi, implicit, a nevoilor informaţio-nale.
Practic, informaţiile influenţează şi chiar dictează modul de acţiune.Informaţia apare însă ca urmare a interacţiunii individului de percepţiile sale asupra mediului. Nedetecta-rea corectă a informaţiilor necesare duce însă întotdeauna, la eşecul companiei (Popa, Filip, p.227).

Sistemul de distribuţie al informaţiilor absolute constituie un pas important de realizat după rezolvarea problemei informa-ţiilor absolute.
Realizarea sistemului de distribuţie a informaţiilor de către manageri implică o altenativă ce constă în a comunica angajaţi-lor datele care să ducă la cunoaşterea de către aceştia a fazelor principale ale activităţii companiei.
Strategia optimă şi cea mai des utilizată este de a comunica fiecărui departament numai informaţiile care îl privesc strict (Popa, Filip, p. 227).

Un rol important în comunicarea informa-ţiilor este legat de conţinutul acestora. Pe baza acestui criteriu se poate realiza comunicarea unor informaţii de mediu, o comunicare motivaţională sau o comuni-care instrucţională.
De menţionat că aceste tipuri se află într-o strânsă legatură între ele.